De week van Marja van Putten
Voor een secretaresse is geen dag hetzelfde. Planbare tijd is schaars en snel schakelen is vereist. Door de juiste vragen te stellen en overzicht te houden op de te verrichten werkzaamheden wordt plannen mogelijk. Belangrijk daarbij is dat je weet dat de opdrachtgever met een gerust gevoel de kamer verlaat en weet dat het goed komt met de taak die hij/zij bij je heeft neergelegd.
Het vak als secretaresse is de afgelopen jaren sterk veranderd. Zo merk ik dat het werk bij Heussen enorm verschilt van het werk wat ik geleerd heb tijdens mijn opleiding. Zo ben ik inmiddels de helft van mijn tijd bezig met het ondersteunen van de partners en de kantoormanager op gebied van meer algemene zaken gericht op de bedrijfsvoering zoals: marketing, websitebeheer, facilitaire zaken, ICT en HR. Iedere dag is daardoor anders én iedere dag leer ik wel weer wat nieuws. En dat vind ik erg leuk.
Sinds kort werk ik drie dagen in de week. De dinsdag en de donderdag staan helemaal in het teken van mijn gezin. Ik vind het heerlijk om de extra tijd door te kunnen brengen met mijn dochter van bijna 6 en zoontje van 3,5. Mijn gemiddelde werkweek ziet er als volgt uit.
‘Maandagochtend 8 uur. Rust op kantoor en nog niemand aanwezig. Mijn dag start dan ook met een rondje over de verdieping om mijn dagelijkse dingetjes te doen. Koffiezetapparaat aan, vaatwasser leeg en printers bijvullen. Daarna heerlijk genietend van de rust en mijn kopje koffie de computer aan en mails lezen. Ik hecht veel waarde aan dat eerste uurtje van de dag. In alle rust kan ik veel dingen oppakken en afvinken.
Om half negen komt de receptioniste binnen. Zij is sinds kort gestart bij Heussen en heeft me gevraagd nog even mee te kijken bij het opstellen van de zakenlijst. Ondertussen druppelen de andere medewerkers één voor één binnen. Sommigen stoppen voor een praatje, anderen zeggen snel goedemorgen en verdwijnen richting de verse koffie.
Mijn collega van de praktijkgroep Arbeidsrecht heeft een kort nieuwsbericht geschreven wat ik op onze website plaats. Ook werk ik de LinkedIn pagina van Heussen bij en verzoek ik iedereen het bericht te delen. Verder werk ik de activiteitenagenda bij en beantwoord ik wat mails en korte vragen.
Ook worden vandaag de uitnodigingen voor een seminar per e-mail verzonden. Na wat wijzigingen in de lay-out, een laatste controle en test druk ik op de verzendknop. Gelukkig, geen foutmeldingen en de aanmeldingen stromen al snel daarna binnen. Ik verwerk alles zo snel en secuur mogelijk. We kunnen ons geen fouten veroorloven. Ondertussen loopt mijn collega binnen met zijn urenregistratie met de vraag deze te verwerken. Wat mij betreft prioriteit nummer 1. Zodra de uitnodigingen en aanmeldingen zijn verwerkt, start ik daarmee.
Zodra de uren zijn ingevoerd, maak ik meteen de declaratievoorstellen klaar en beantwoord ik nog wat aanmeldingen voor het seminar. Wat gaat de maandag toch altijd snel.
Woensdag is altijd de dag dat de (interim) kantoormanager en ik samen op kantoor aanwezig zijn. Deze dag bestaat dan ook veelal uit overleg met en ondersteuning van haar. Zo overleggen we vandaag over de diverse leveranciers die we vorige week gesproken hebben en de voorstellen die zij naar aanleiding hiervan hebben voorgelegd..
Aan de hand van de declaratievoorstellen die ik maandag heb gemaakt, kan ik na goedkeuring van de verantwoordelijk advocaat al wat facturen maken. Ook bekijk ik meteen de (financiële) status van de lopende dossiers van een van onze grootste cliënten. De administratieve werkzaamheden rondom deze cliënt vragen vaak de nodige aandacht. Er moet veel informatie heen en weer verzonden worden voordat we kunnen declareren.
Ondertussen beantwoord ik vragen van mijn collega secretaresses en advocaten. Voor ik het weet is ook deze dag weer voorbij. Snel richting huis. Op woensdag gaat mijn man vroeg naar huis om met mijn dochter naar zwemles te gaan, waardoor ik met de bus naar huis moet en mijn zoontje van de opvang moet halen. Dat is altijd even rennen en plannen.
Vrijdag is voor mij de meest prettige dag om aan het werk te zijn. In drukke tijden start ik al heel vroeg. Dat kan omdat mijn man op vrijdag thuis is met de kinderen, dus geen boterhammen smeren, kinderen aankleden en gevlieg naar de opvang, maar mezelf klaarmaken voor werk en ontspannen zitten in de bus. Ook heerst er op vrijdag een net iets andere sfeer op kantoor. De meeste collega’s zijn vrolijk en iedereen is hard aan het werk om voldaan het weekend te starten. Op vrijdag verzet ik voor mijn gevoel altijd het meeste werk en dat is fijn.
Vandaag heb ik het finaliseren van de Cv’s op mijn planning staan. Deze taak ligt al langer op mijn bordje omdat de afwikkeling wat langer duurt. Na goedkeuring en afstemming intern kan ik de Cv’s vandaag bijwerken op onze website en in de PowerPoint lay-outs. Een tijdrovend klusje dat zich af en toe laat verstoren door spoedeisende vragen en binnengekomen aanmeldingen voor het seminar. Ik bespreek het seminar met de receptioniste en de intern verantwoordelijke en werk het draaiboek bij. Dan ineens gaat mijn privé telefoon: Het zijn mijn man en kinderen al enthousiast schreeuwend door de telefoon: WE ZIJN ER!!!!!! HET IS WEEKEND MAMA!!!!!
Marja van Putten