News
Opmaken, vaststellen en openbaar maken van de jaarrekening: hoe zit het ook alweer?
Opmaken
Op grond art. 2:210 van het Burgerlijk Wetboek (BW) moet het bestuur van een besloten vennootschap of naamloze vennootschap jaarlijks binnen vijf maanden na de afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn met maximaal vijf maanden op grond van bijzondere omstandigheden, een jaarrekening opmaken en ter inzage leggen ten kantore van de vennootschap.
In het arrest Brens/Sarper (HR 11 juni 1993, ECLI:NL:HR:1993:ZC0994) bepaalde de Hoge Raad onder meer dat het voor crediteuren niet van belang is of de termijn voor het opmaken van de jaarrekening op formeel juiste wijze is verlengd (r.o. 3.3). De vraag of de termijn voor het opmaken is verlengd of niet is van belang in het kader van de relatie tussen het bestuur, dat graag verlenging van de termijn wil, en de aandeelhouder(s) van de vennootschap, voor wie de jaarrekening belangrijke informatie bevat. Voor crediteuren is dit niet van belang.
De jaarrekening wordt ondertekend door alle bestuurders en commissarissen van de vennootschap. Ontbreekt de handtekening van één van hen, dan wordt daarvan onder opgave van reden melding gemaakt. Een bestuurder of commissaris kan de jaarrekening niet bij volmacht door een andere bestuurder of commissaris laten tekenen.
Vaststelling
De jaarrekening wordt na het opmaken daarvan door het bestuur vastgesteld door de algemene vergadering. Vaststelling van de jaarrekening strekt niet automatisch tot kwijting aan een bestuurder of commissaris. Echter, indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de vennootschap zijn, dan geldt ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en commissarissen tevens als vaststelling van de jaarrekening, mits alle overige vergadergerechtigden (voor zover die er zijn) in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de opgemaakte jaarrekening en met deze wijze van vaststelling hebben ingestemd. Een vaststelling als hiervoor bedoeld strekt wel tot kwijting aan bestuurders en commissarissen. Een dergelijke wijze van vaststelling van de jaarrekening kan in de statuten van de vennootschap worden uitgesloten. Om te bepalen op welk moment de jaarrekening zal gelden als vastgesteld is het van belang om voor ondertekening door alle bestuurders/aandeelhouders na te gaan wat hierover is opgenomen in de statuten van de vennootschap.
Openbaarmaking
Art. 2:394 lid 1 BW bepaalt dat de rechtspersoon verplicht is de jaarrekening openbaar te maken binnen acht dagen na vaststelling door deponering van de jaarrekening bij het handelsregister.
Indien de jaarrekening niet binnen twee maanden na de maximale termijn voor opmaken (vijf maanden + een eventuele verlenging) van de jaarrekening is vastgesteld, dan dient het bestuur van de vennootschap de opgemaakte (maar nog niet vastgestelde) jaarrekening openbaar te maken door deponering bij het handelsregister. Artikel 2:394 lid 3 BW bepaalt dat in ieder geval binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar een jaarrekening moet worden gepubliceerd, vastgesteld of niet.
Gevolgen van te late openbaarmaking
Indien de jaarrekening niet binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar is gedeponeerd, dan is sprake van een economisch delict en dit kan leiden tot een boete. Verder bepaalt artikel 2:248 lid 2 BW dat indien de vennootschap failliet gaat en de jaarrekening niet openbaar is gemaakt binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar, het bestuur van de vennootschap wordt geacht zijn taak onbehoorlijk te hebben vervuld en bovendien wordt vermoed dat onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Dit leidt in beginsel tot aansprakelijkheid van de bestuurders voor het tekort in het faillissement. Geldt deze sanctie ook indien de jaarrekening niet binnen acht dagen na vaststelling is gedeponeerd, zoals hierboven beschreven?
Blijkens het arrest van Gerechtshof Arnhem/Leeuwarden van 16 april 2024 (ECLI:NL:GHARL:2024:2564) is dat niet het geval. In deze casus was weliswaar de jaarrekening niet binnen acht dagen na vaststelling gedeponeerd, echter de deponering vond wel plaats binnen de maximale termijn van (destijds) dertien maanden (thans twaalf maanden). Het hof oordeelt dat voor de toepassing van de sanctie van artikel 2:248 lid 2 BW slechts de twaalfmaandstermijn van art. 2:394 lid 3 relevant is. Volgens het hof geldt de overschrijding van de termijn van 8 dagen zoals vermeld in lid 1 van art. 2:394 BW als een onbelangrijk verzuim, als bedoeld in het slot van lid 2 van art. 2:248 BW.
Het is belangrijk om de termijnen van het opmaken, vaststellen en openbaar maken van de jaarrekening goed in de gaten te houden, zowel in verband met eventuele bestuurdersaansprakelijkheid alsook ter voorkoming van boetes voor te late deponering.
